Receiving

Một bước có vẻ đơn giản, nhưng là một cơ hội để tạo nên hoặc phá vỡ hiệu quả sau đó trong quy trình phân phối hàng hóa. 
Các chuyên gia khoa học máy tính đã tạo ra cụm từ “garbage in, garbage out” để mô tả cách một đầu vào tệ có thể lây lan qua tính toán và phá hủy toàn bộ đầu ra. Điều này cũng đúng ở bến tiếp nhận (receiving dock), ở đó một sự nhầm lẫn sẽ tạo ra các vấn đề đau đầu hơn sau này. Đây là điểm đầu tiên và tốt nhất để có được số lượng hàng tồn kho đúng. Đếm số lượng các bộ phận chính xác và hiệu quả sẽ ngăn chặn việc ngừng sản xuất trên dây chuyền lắp ráp và đảm bảo trung tâm phân phối có thể gửi đơn đặt hàng đầy đủ và kịp thời.

Trước khi các công nghệ thông báo trước vận chuyển (Advanced Shipping Notice – ASN) xuất hiện và được áp dụng phổ biến rộng rãi, quy trình nhận hàng bắt đầu bằng việc xe tải đến sân và thường là bất ngờ. Nếu không có nhiều chi tiết về sản phẩm, nhà vận tải, loại bao bì hoặc thời gian đến, quá trình tiếp nhận có thể trông giống như một cuộc tranh cãi điên cuồng cho câu trả lời. Không ai thích nghĩ về sản phẩm của họ như rác thải, nhưng loại đầu vào này không có dấu hiệu tốt trong việc quản lý tồn kho trong phần còn lại của tòa nhà.

Dù bằng ASN hay bằng một phương pháp nào khác, bạn càng có nhiều khả năng nhìn thấy những gì sắp tới, khả năng quản lý của bạn ở mức độ chi tiết càng cao. Điều này sẽ đảm bảo rằng nhà phân phối nhận được những họ cần vào đúng lúc, trong khi giảm thiểu các vị trí hết hàng (out-of-stock) và tăng tốc độ mà các sản phẩm quan trọng tiếp cận các cửa hàng hoặc khách hàng một cách chính xác. Điều quan trọng là luồng thông tin từ các chủ thể trong chuỗi cung ứng trước khi nhận. Khi các nhà cung cấp cung cấp thông tin cho người vận chuyển và người vận chuyển cung cấp thông tin cho người nhận, quá trình tiếp nhận sẽ hiệu quả hơn, dù là trong một cơ sở trị giá 30 triệu đô la được trang bị hiện đại hay với một vài nhân viên.

Tiếp sau đây, chúng ta hãy xem các bước riêng lẻ trong quá trình tiếp nhận, bắt đầu bằng cách thức các lô hàng đến

1. Chuẩn bị cho năng suất

ASN là một phương pháp mạnh mẽ để tăng hiệu quả thông qua chuẩn bị, nhưng sự hợp tác với các nhà cung cấp có thể cải thiện việc tiếp nhận ngay cả khi không có ASN. Ví dụ, các nhà bán lẻ lớn đang ngày càng đạt được sự kiểm soát vận chuyển hàng hóa của họ. Thay vì thanh toán trước và chôn vùi chi phí vận chuyển vào sản phẩm của họ, họ có thể lựa chọn để được thu tiền sau với nhà vận tải mà họ lựa chọn. Với tính kinh tế theo quy mô, nhà phân phối có thể tận dụng chi phí và cước phí đòn bẩy với những hãng vận tải đó, và thực tế này cũng tạo cơ hội cho hoạt động gom hàng (consolidation).

Ví dụ: nếu có 20 tải LTL đến từ Los Angeles đến DC ở Arizona, chúng có thể được chuyển tới một điểm gom hàng của một trong những hãng vận tải, sau đó được ghép thành một xe tải FTL hỗn hợp và được giao đi. Điều này sẽ cải thiện khả năng hiển thị (visibility), bởi bạn sẽ biết điều gì sẽ xảy ra tại vị trí đó – thậm chí không có ASN – để quản lý gom hàng. 
Trong trường hợp này, bởi vì lô hàng dựa trên đơn đặt hàng (PO), nếu bạn biết nó được vận chuyển thì bạn sẽ biết tất cả mọi thứ trên chuyến hàng cụ thể. Nếu có khả năng về mặt nội bộ, bạn có thể khớp thông tin PO với thông tin vận chuyển và yêu cầu nhà cung cấp đưa PO vào vận đơn. Đây là một trong nhiều cách mà các nhà bán lẻ tốt nhất đang quản lý thông tin chéo đến các thông tin chi tiết nhỏ nhất về những gì sắp được giao tới một cơ sở của họ.

Đó là một trường hợp ngoại lệ, không phải là quy tắc. Thông thường, người nhận có thể có một danh sách các sản phẩm hoặc nhà cung cấp “hot”, vì vậy ngay khi họ nhìn thấy một trong số đó, họ có một hành động khác đi thay vì tiết kiệm. Sự lựa chọn đầu tiên luôn là tiết kiệm với chi phí thấp nhất. Nhưng nếu, ví dụ, một mặt hàng đã hết hàng, việc tiếp nhận nó có thể được xử lý theo đó. Với thông tin chi tiết từ các hệ thống nội bộ, hệ thống nhà cung cấp và các hệ thống đối tác vận tải, người nhận có thể chủ động trong việc yêu cầu một mặt hàng “hot” được giao đến cơ sở càng sớm càng tốt.

Điều đó có nghĩa rằng, cơ hội để tiết kiệm vẫn tồn tại bằng cách cân nhắc những hạn chế về thời gian, giá cả và mức độ dịch vụ. Các nhà bán lẻ đang ưu tiên các cuộc hẹn và các phương pháp vận chuyển dựa trên thông tin đó. Nếu bạn có một sản phẩm trong 12 tuần lễ, thì không có lý gì phải vội vã với một lô hàng. Nếu bạn không còn hàng của một sản phẩm thuộc “top”, thì đó lúc tiến hành giao hàng, và thậm chí tốt nhất là bỏ qua bước gom hàng.

2. Giai đoạn đầu tiên của quy trình – xe đến cổng/bãi 

Các giao thức ASN cung cấp những gì tốt nhất trong việc chuẩn bị, cho phép người nhận có được đúng người và đúng thiết bị ở đúng vị trí và vào đúng thời điểm. Một số ASN chỉ bao gồm thông tin về mặt hàng, còn những sản phẩm khác thì chi tiết hơn, nhưng ngay cả thông tin cơ bản nhất vẫn có thể cho phép người quản lý phân bổ các nguồn lực thông minh hơn.

Có thể cực kỳ có giá trị khi bạn biết rằng một chiếc xe tải sẽ cần ba người trong nhiều giờ, trong khi một chiếc khác sẽ chỉ cần một người trong 20 phút.

Loại hình ưu tiên hóa này rất cần thiết trong việc quản lý có hiệu quả hai khía cạnh chính của việc tiếp nhận hàng. Một là chế độ vận tải, là LTL, FTL hay là hàng bưu kiện. Khía cạnh thứ hai là phân loại các lô hàng gửi đến là dạng bưu kiện lỏng lẻo hay các đơn vị được xếp pallet. Điều quan trọng là phải phân biệt hai khía cạnh này, bởi vì một số tải nhất định không yêu cầu tài xế phải có mặt.

Khi xe tải đến cổng, cho dù chúng được chuyển trực tiếp đến bến tiếp nhận (dock) hay là đến sân bãi (yard), thì một bản ghi số lượng và vị trí của sản phẩm đã nhận được nhập vào hệ thống quản lý hàng tồn kho. Tuy nhiên, một số tải yêu cầu phản hồi kịp thời hơn từ người nhận để tài xế không phải chờ đợi. Đặc biệt LTL và các bưu kiện lỏng lẻo đòi hỏi nhận hàng một cách nhanh chóng và chính xác.

Lý tưởng nhất là quá trình này bắt đầu tại sân bãi. Các hệ thống quản lý vận tải (Transportation management systems – TMS) và hệ thống quản lý sân bãi (Yard management systems – YMS) đóng vai trò là người định vị cho kho bãi. Khi container được thả xuống, một người điều khiển bãi sau đó được điều hướng đưa chúng đến cửa, giống như một người điều khiển xe nâng được điều hướng để kéo một pallet. Một số đội xe chở hàng sử dụng RFID trên sân bãi và trong xe để ngay lập tức xác định vị trí những gì có bên trong vào bất kỳ thời điểm nào.

Ở cấp độ cơ bản, một số loại hệ thống quản lý sân bãi là rất cần thiết, ngay cả đó là một hệ thống quản lý nội bộ. Điều này sẽ giúp người điều hướng sân bãi như là một người định vị. Chỗ đỗ xe được đánh số và định vị nên người ta biết xe kéo và container từ công ty nào đang ở đâu. Thiết bị này sau đó có thể quản lý lao động của sân bãi hiệu quả hơn và khi các đối tác bên ngoài đến lấy hàng hoặc giao hàng, hệ thống có thể chỉ đạo họ một cách nhanh chóng thay vì tìm kiếm thông tin mỗi khi tài xế đến.

3. Thiết lập hồ sơ

Chức năng tiếp nhận – dù là thủ công hay tự động hóa – tập trung xung quanh rất ít thông tin. Bất kể đơn vị nào, dù là kiện hay pallet, người nhận nhập vào hệ thống quản lý kho (WMS) rằng họ vừa nhận được mặt hàng X với số lượng Y. Tập tin tổng đã biết được có bao nhiêu kiện trên các pallet, bao nhiêu đơn vị trong một kiện, chiều cao, v.v. Tại thời điểm nhận, WMS chỉ cần biết bao nhiêu sản phẩm A đã được nhận, và dưới dạng nào.

Mở rộng thông tin ASN về các lô hàng đến, ghi nhãn ở cấp độ thùng carton cho phép thực hiện các quy trình tiếp nhận tự động. Hệ thống tiếp nhận tự động sử dụng kết hợp quét mã vạch và thường tự động in và áp dụng cho nhãn nội bộ. Băng tải tự động nhận, quét, áp dụng mã vạch và sử dụng chúng để chuyển tiếp xa hơn trên dây chuyền.

Sau khi định hướng hàng hoá đầu vào để quét, hệ thống băng tải có thể tự động lưu hồ sơ – ít nhất đối với những nhà cung cấp phù hợp với ghi nhãn cấp sản phẩm. Các nhà cung cấp có thể trải qua giai đoạn thử nghiệm với các cuộc kiểm toán thỉnh thoảng. Do cần có ít nhân công hơn so với việc nhận hàng thủ công chi tiết, một cuộc kiểm toán có thể nhắm đến mục tiêu 7 SKUs trên một dây chuyền để xác minh rằng, ví dụ chẳng hạn, mặt hàng A được đóng làm vào một kiện với 4 ngăn và 12 mục của mỗi ngăn.

Các nhà bán lẻ lớn thường yêu cầu tuân thủ các quy trình ghi nhãn này, giúp hợp lý hóa việc tiếp nhận và luồng vật liệu thông qua mạng lưới rộng hơn. Với băng chuyền tự động, một cơ sở có thể bỏ qua lưu trữ bằng cách điều hướng một hộp carton đầu vào đến khu vực phân loại giửi hàng, hoặc thẳng từ cửa này sang cửa khác.

Người nhận cũng có thể yêu cầu các nhãn đặc biệt vượt hơn hẳn sự tuân thủ UCC, chẳng hạn như địa chỉ cửa hàng sao cho khi mặt hàng được nối tiếp chuyến (crossdock), thì nó đã được phân bổ cho một cửa hàng cụ thể. Việc tiếp nhận tự động và phần mềm cần thiết cho crossdock không phải là không tốn kém, nhưng cho dù là công ty gia đình đi nữa thì cũng có thể giảm lao động thủ công bằng cách sử dụng ASN để cải thiện việc tiếp nhận.

Tiếp nhận hàng hóa (Receiving) là một bước đi nhỏ nhưng quan trọng trong chuỗi cung ứng, nhưng nếu được thực hiện tốt nó sẽ là bước đi thành công trong toàn bộ trung tâm phân phối. Được xử lý hiệu quả, được xử lý nhanh chóng và được cân nhắc kỹ lưỡng, các sản phẩm gửi đến bây giờ được sắp xếp để bắt đầu hành trình của chúng vào kho. Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ xem xét cách thức các mặt hàng đã được nhận đi từ cửa đến vị trí sắp xếp và lưu trữ như thế nào. 

Nguồn: Supply Chain Management Review