Quản lý kho hàng là nhiệm vụ không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp, nhất là các nhà bán lẻ hay chủ các chuỗi cửa hàng. Để tối ưu hiệu quả của nhiệm vụ trọng yếu này, nhiều nhà cung cấp đã cho ra mắt các hệ thống quản lý kho hàng.

Vậy chính xác hệ thống này là gì? Tại sao hệ thống lại có thể giúp quản lý kho hàng tối ưu? Hãy cùng Meksmart tìm hiểu trong bài viết hôm nay.

Đọc thêm: Tại Sao Phải Quản Lý Hàng Tồn Kho? 4 Cách Ngăn Ngừa Hàng Tồn Kho

Hệ Thống Quản Lý Kho Hàng Là Gì?

Hệ thống quản lý kho hàng (Warehouse management system – WMS) là hệ thống chuyên dụng hỗ trợ hướng dẫn, theo dõi và kiểm soát hoạt động xuất nhập hàng hóa, lưu trữ hàng và tồn kho.

Hệ thống này có thể được tích hợp với các loại phần mềm khác như phần mềm quản lý vận tải, phần mềm quản lý mua hàng – ERP, sản xuất và đơn hàng, v.v.

Hiện nay, các hệ thống quản lý kho còn được sử dụng tại các kho hàng ICD và trung tâm phân phối DC. Chức năng thường có của một hệ thống quản lý kho gồm:

• Hỗ trợ xử lý đơn hàng
• Bán và phân phối hàng hóa
• Quản lý hàng tồn
• Nhập/xuất kho
• Tìm và quản lý nguồn cung cấp
• Quản lý thanh toán

Nhờ sự phát triển như vũ bão của công nghệ, nhiều kho hàng đã tích hợp các công nghệ thông minh như voice-picking, light-picking, hỗ trợ hand-held, v.v trong quản lý kho. Từ đó, hiệu quả của việc quản lý kho cũng tăng trưởng đáng kể.

Ưu Điểm Của Hệ Thống Quản Lý Kho Hàng

Việc quản lý kho hàng này càng trở nên dễ dàng hơn với ứng dụng quản lý di động. Đây được xem là bước tiến quan trọng trong quản lý kho hàng, hướng đến vận hành kho hàng mà không cần nhiều thủ tục giấy tờ.

Bên cạnh đó, tỷ lệ chính xác khi quản lý kho cũng cải thiện đáng kể do không còn việc nhập số liệu thủ công như trước. Tích hợp hệ thống tự động cảnh báo, hệ thống giúp chủ doanh nghiệp cập nhật tình hình hàng tồn liên tục, giúp tránh tình trạng hết hàng.

Khi có bất kỳ nguy cơ thiếu hàng, hệ thống sẽ gửi email hay SMS để thông báo đến người chịu trách nhiệm để sớm có hành động thích hợp.

Ngoài ra, hệ thống còn giúp lưu trữ hàng hóa ở không gian thích hợp nhất, được sắp xếp theo trật tự logic như theo yêu cầu của khách, theo lô hàng, hoặc theo loại hàng.

Nhờ cách lưu trữ khoa học, không gian kho hàng sẽ được tối ưu và việc tìm kiếm sản phẩm cũng diễn ra nhanh hơn.

Bên cạnh đó, hệ thống còn hỗ trợ việc quản lý nhập/xuất hàng như sau:

Nhập hàng

• Lập kế hoạch nhận hàng
• Xử lý và kiểm tra quy trình nhập kho nhanh hơn
• Nhận hướng dẫn nhập kho từ hệ thống/phần mềm
• Chụp bằng chứng hình ảnh về tình trạng hàng hóa
• In nhãn và dán nhãn tại chỗ

Xuất hàng

• Giảm thời gian picking
• Tự động xác định số lượng và loại vật liệu đóng gói sẽ giữ cho hàng hóa an toàn với chi phí đóng gói thấp nhất

Lời Kết

Có thể thấy hệ thống quản lý kho hàng hiện nay đều chứng minh được khả năng ưu việt trong vận hành quản lý kho. Các công nghệ tích hợp trong hệ thống giúp việc quản lý nhập hàng và xuất hàng, theo dõi hàng tồn kho dễ dàng.

Từ đó, chủ doanh nghiệp có thể chủ động nắm bắt tình hình hoạt động của kho hàng mà không cần trực tiếp ghé thăm hay xử lý thủ công như trước.