Theo Cyzerg, các nhà quản lý khi đánh giá về Kho hàng của tổ chức, quy trình mà họ cho là kém hiệu quả nhất trong Chuỗi vận hành là:

• 53% chọn Kiểm soát hàng tồn kho
• 47% chọn Chọn hàng (Picking)
• 45% chọn Nhập hàng (Put Away)

Nhập hàng là quy trình chuyển hàng từ container, từ nhà máy đến một vị trí thuận tiện trong kho cho quá trình xử lý tiếp theo. Quy trình này thường bị các nhà quản lý kho bỏ qua khi tối ưu hóa các quy trình, dù vị trí lưu trữ các mặt hàng (đầu ra của Nhập hàng) lại là một nút thắt cổ chai quan trọng trong quá trình tối ưu hóa chi phí và thao tác nhanh nhẹn của nhân viên.

1. Lợi ích mà Put Away tối ưu đem lại

Mục tiêu chính của quy trình này là chuyển hàng hóa từ bến tàu, container đến vị trí lưu trữ kho tối ưu nhất. Một quy trình Nhập hàng tốt sẽ đảm bảo rằng:

• Hàng hóa được lưu trữ nhanh chóng và hiệu quả;
• Khoảng cách di chuyển giữa các địa điểm trong kho được giảm đến mức tối thiểu;
• Đảm bảo an toàn cho hàng hóa và sự an toàn của nhân viên kho;
• Tối đa hóa không gian Kho được sử dụng;
• Dễ dàng tìm và chọn hàng hóa và theo dõi;

Không đầu tư đúng mức vào quy trình này sẽ tác động trực tiếp đến năng suất của hoạt động kho.

2.Tối ưu hóa hoạt động nhập hàn

Thu thập dữ liệu và sử dụng phân tích theo thời gian thực

Dữ liệu đã được chứng minh rằng nó không chỉ là một xu hướng thông thường, mà còn là công cụ hiệu quả để cải thiện hoạt động của kho và thực hiện quy trình Nhập hàng hiệu quả.

Để đáp ứng mục tiêu tìm vị trí lưu trữ tối ưu nhất, dữ liệu về kích thước 3 chiều, trọng lượng, tần suất nhận và vận chuyển, loại hàng hóa (ví dụ hàng nguy hiểm, dễ hỏng, giá trị cao, v.v.), khối lượng đặt hàng / bán hàng và tính sẵn có của kho phải được thu thập và phân tích một cách nhất quán.

Do đó, các hệ thống quản lý kho (WMS) của công ty phải bao gồm 2 phẩm chất chính: khả năng thu thập dữ liệu đầy đủ / linh hoạt và phân tích dữ liệu đang diễn ra để loại bỏ sai sót và giảm chi phí.

Ví dụ: nếu kho hàng đang thu thập dữ liệu trọng lượng hàng hóa, thang đo trọng số kỹ thuật số tích hợp sẽ thực hiện công việc, trong khi hệ thống đo lường kích thước bưu kiện hoặc pallet sẽ ghi nhận dữ liệu về kích thước.

Giám sát dung lượng lưu trữ & không gian sẵn có

Hạn chế thời gian di chuyển dư thừa đến các thiếu không gian tại các điểm quan trọng, tăng khả năng lưu trữ hàng hóa bằng cách giám sát khả năng lưu trữ và tính sẵn có.

Để giám sát dung lượng và không gian sẵn có, kho có thể sử dụng máy quét mã vạch và vị trí thùng để theo dõi không gian đã sử dụng / không sử dụng trên các vùng kho. Giải pháp này hiện có sẵn trên hầu hết các hệ thống quản lý kho (WMS). Tuy nhiên, hệ thống này dễ bị lỗi do tính phụ thuộc vào nhân viên kho để quét vị trí thùng và hàng hóa mỗi khi họ thực hiện nhiệm vụ.

Một cách tiếp cận khác là sử dụng RFID để tự động ghi lại các nhiệm vụ mà không cần bất kỳ sự can thiệp nào của con người. Mặc dù giải pháp này vẫn đang được điều chỉnh và thử nghiệm, việc sử dụng RFID kết hợp với các công cụ tiên tiến hơn, như cảm biến, sẽ là một phần của hệ sinh thái công nghệ với khả năng theo dõi thời gian thực trong kho.

Giảm thời gian di chuyển

Một trong những mục tiêu chính của Nhập hàng là giảm thời gian di chuyển hàng hóa từ khu vực nhận hàng đến vị trí lưu trữ.

Để thực hiện điều này, các nhà quản lý có thể phân tích ABC để hiểu rõ hơn về hàng hóa có khối lượng / tần suất cao. Sau đó, nên điều chỉnh bố trí kho (nếu cần) để di chuyển hàng hóa có khối lượng / tần suất cao gần hơn với các khu vực vận chuyển:

• A là hàng hóa có giá trị tiêu thụ hàng năm cao nhất. Chiếm 70-80% giá trị tiêu thụ hàng năm của công ty thường và chỉ chiếm 10-20% tổng số mặt hàng tồn kho.
• C là hàng hóa có giá trị tiêu thụ thấp nhất. Có giá trị chỉ 5% – thấp hơn giá trị tiêu thụ hàng năm và chiếm 50% tổng số mặt hàng tồn kho.
• B nằm giữa A và C, với giá trị tiêu thụ trung bình 15-25%, thường chiếm 30% tổng số hàng tồn kho.

Giá trị tiêu thụ hàng năm được tính theo công thức: (Nhu cầu hàng năm) x (Chi phí vật phẩm trên mỗi đơn vị)

Thông qua cách phân loại ABC, người quản lý Chuỗi cung ứng có thể xác định các điểm nóng trong hàng tồn kho và tách chúng ra khỏi các mặt hàng còn lại, đặc biệt là với các mặt hàng có rất nhiều nhưng không mang lại lợi nhuận.

Xác định các tuyến đường ngắn nhất đến vị trí lưu trữ là một cách khác để giảm thời gian đi lại. Để làm như vậy, các nhà quản lý kho phải xem xét các yếu tố như khoảng cách, khả năng tắc nghẽn lưu lượng kho và xung đột tiềm ẩn với các quy trình khác liên quan đến việc đi lại.

Trực tiếp thực hiện Put away bất cứ khi nào có thể

Khi sử dụng phương pháp này, hàng hóa được chuyển trực tiếp từ khu vực tiếp nhận đến vị trí cuối cùng mà không trải qua giai đoạn trung gian. Phương pháp này không chỉ tăng tốc quá trình mà còn giảm yêu cầu xử lý và không gian trong kho.

WMS của công ty cần có khả năng chỉ định các địa điểm lưu trữ cuối cùng, từ Thông báo gửi hàng trước (Advance Shipment Notice) / từ điểm giao hàng tại bến nhận. Không có khả năng này thì Kho hàng khó mà đạt được quy trình Nhập hàng trực tiếp hiệu quả

Linh động sắp xếp các vị trí cố định lẫn linh hoạt trong kho.

Vị trí cố định là không gian lưu trữ được xác định trước, khu vực kho, lối đi hoặc thùng được chỉ định theo tiêu chí cụ thể. Ví dụ: một vị trí cố định có thể được liên kết với một danh mục sản phẩm cụ thể, khách hàng, điểm đến cuối cùng, v.v … Các vị trí cố định giúp tăng hiệu quả của quy trình vì nhân viên kho có thể ghi nhớ việc gán vị trí cụ thể của hàng hóa.

Mặt khác, các vị trí lộn xộn cũng tạo sự linh hoạt hơn, cho phép nhân viên đặt bất cứ thứ gì vào không gian có sẵn đầu tiên mà họ tìm thấy trên đường. Khi sử dụng các địa điểm linh hoạt, cần một hệ thống quản lý hàng tồn kho đáng tin cậy để theo dõi hàng hóa và địa điểm. Các vị trí linh hoạt cũng có thể được tận dụng để lưu trữ tạm thời các mặt hàng theo mùa có khối lượng lớn gần hơn , dễ thay thế bằng (các) mặt hàng khác khi lưu lượng hàng thay đổi.

Giữ vệ sinh kho hàng

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, một trung tâm phân phối/kho hàng sạch sẽ và có tổ chức sẽ tạo ra sự khác biệt trong việc vận hành quy trình.

Một cơ sở được tổ chức kém sẽ có tác động trực tiếp đến tốc độ đưa hàng hóa đi. Nhân viên mất nhiều thời gian hơn để địa điểm, di chuyển hàng hóa qua những chướng ngại vật để đến địa điểm mong muốn. Và quan trọng nhất, tổ chức kho kém làm tăng các nguy cơ về an toàn cho nhân viên và nguy cơ ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của hàng hóa.

Như vậy, có nhiều cách khác nhau để tối ưu hóa quy trình Nhập hàng và tăng hiệu quả quy trình quản lý kho. Tối ưu hóa hoạt động kho thông qua các thực hành tốt nhất đơn giản như giữ kho sạch sẽ và có tổ chức, sử dụng công nghệ để theo dõi việc sử dụng không gian hoặc thực hiện phân tích ABC để cơ cấu lại bố cục kho là vấn đề cần chú ý đến chi tiết, lập kế hoạch và tiến hành một cách thận trọng.

 Theo cyzerg.com, lokad.com