Việc Quản lý Nhà kho luôn phải đối mặt với nhiều thách thức: Khách hàng cần có được sản phẩm họ đặt hàng cùng dịch vụ chất lượng. Những người nhân viên xứng đáng có một môi trường làm việc lành mạnh và không nhàm chán. Các nhà cung cấp cần có quyền truy cập vào các thông tin về định tuyến vận chuyển hàng hóa inbound ngay lập tức. Đối mặt với những thách thức này trong cùng một lúc có thể là quá sức, nhưng các nhà Quản lý Nhà kho có thể đơn giản hóa các quy trình bằng cách theo dõi các KPIs hàng đầu sau:
1. Receiving and Put-Away KPIs
- Đây là KPIs về hàng hóa được tiếp nhận và lưu kho.
+ Workforce Utilization – Tối ưu việc nhân lực
+ Volume per employee – Khối lượng hàng hóa trên một nhân viên phụ trách
+ Cost per item – Chi phí trên một sản phẩm
+ Accuracy and timeliness of delivery – Độ chính xác và kịp thời của việc giao hàng
+ Labor costs – Chi phí lao động
+ Backorder rate – Tỷ lệ các đơn đặt hàng đã gửi nhưng chưa đến thời điểm giao hàng
- Người quản lý phải theo dõi chi phí cho chi tiết mỗi đơn hàng, tính chính xác và kịp thời của vận chuyển inbound và chi phí lao động liên quan đến việc nhận hàng. Những KPI này có thể được tận dụng để cải thiện mối quan hệ của nhà cung cấp và tăng năng suất trong đội ngũ nhân viên.
2. Storage KPIs
- Đây là KPIs về lưu trữ kho
- Bạn cần theo dõi số vòng quay hàng tồn kho, chi phí lưu kho và giá trị hàng tồn kho trung bình khi quản lý nhà kho. 2 KPIs quan trọng nhất về lưu trữ được tính từ các công thức sau:

• Inventory Turnover = The Cost of Total Goods Sold During a Period / Average Inventory Value
  (Số vòng quay hàng tồn kho = Chi phí của tổng lượng hàng hóa được bán trong một khoảng thời gian / Giá trị hàng tồn kho trung bình)

- Số vòng quay hàng tồn kho cao là tín hiệu tốt nhà kho của doanh nghiệp. KPIs này cho phép bạn đánh giá và kiểm soát hoạt động mua hàng và nhu cầu về sản phẩm, dự báo nhu cầu để hàng tồn kho luôn đạt mức độ tối ưu nhất.

• Carrying Cost of Inventory = Inventory Carrying Rate (How Long a Product Stays in the Warehouse) * Average Inventory Value
  (Chi phí lưu kho = Tốc độ vận chuyển hàng tồn kho (Thời gian tồn kho của sản phẩm) * Giá trị hàng tồn kho trung bình)

3. Picking and Packing KPIs
- Đây là KPIs về lấy hàng và đóng gói.
- Đa phần các nhà quản lý cho rằng lấy hàng là một trong những quy trình tốn kém nhất và khó khăn nhất do nó đòi hỏi nhiều lao động. Hoạt động lấy và đóng gói hàng hoá thông thường sẽ phức tạp hơn các giai đoạn khác, và ảnh hưởng lớn đến đầu ra của tổ chức vì sự liên quan mật thiết đến sự hài lòng của khách hàng.
- Với KPIs này, Bạn có thể đo lường độ chính xác, tốc độ lấy hàng và đóng gói, và tỷ lệ pick line hoàn hảo (pick line: số lượng đơn hàng của một mặt hàng được lấy cùng một lúc)
+ Average number of items picked per employee: số lượng hàng hóa trung bình mà mỗi nhân viên lấy hàng
+ The total value of picks: Tổng giá trị hàng hóa được lấy
+ Cost per line item: chi phí cho mỗi mục hàng hóa
+ Labor costs: Chi phí lao động
+ Cost of packaging: chi phí đóng gói
+ Order cycle time: Thời gian cho một chu kỳ đặt hàng.
4. Shipping KPIs
- Đây là KPIs về vận chuyển.
- KPIs này có vẻ giống với KPIs lấy và đóng gói hàng hóa nói trên, tuy nhiên, những chỉ số này sẽ tập trung hơn vào tổng số lượng hàng hóa được vận chuyển so với số lượng mặt hàng dự kiến vận chuyển. Ví dụ công ty đã giao 100 sản phẩm nhưng có đến 150 sản phẩm phải vận chuyển trong dự kiến, vậy bạn đã không đạt Shipping KPIs, cho thấy sự chậm trễ hoặc các vấn đề về vận hành kho.
+ KPIs vận chuyển = Tổng số đơn đặt hàng được vận chuyển / số lượng đơn hàng theo kế hoạch.
- Một kết quả lý tưởng là bằng 1. Khi kết quả càng tăng lên có nghĩa là hoạt động vận hành đang đạt hiệu suất cao, và ngược lại, kết quả giảm cho thấy sự giảm năng suất.
5. Reverse Logistics KPIs
- Đây là KPIs về Logistics ngược.
- KPIs về Logistics ngược là những chỉ số xoay quanh các sản phẩm tái chế hoặc cần được đổi trả từ người tiêu dùng quay lại doanh nghiệp. Có nhiều chỉ số về Logistics ngược, nhưng quan trọng nhất là tỷ lệ hàng đổi trả (rate of return).
+ Tỷ lệ hàng đổi trả = Số đơn vị trả về / Tổng số đơn vị đã bán.
- Khi kết quả tăng lên, doanh nghiệp cần xem xét lại chất lượng sản phẩm của mình.
6. Inventory Accuracy
- Đây là độ chính xác của tồn kho.
- Đây là KPIs quan trọng đối với kho hàng vì nếu theo dõi hàng tồn kho không chính xác, chi phí của bạn sẽ tăng vọt và giảm mức độ hài lòng của khách hàng. Nếu bạn chỉ dựa vào Excel hoặc các quy trình thủ công, độ chính xác của hàng tồn kho thấp và rất có thể bạn sẽ gặp trường hợp đặt hàng trùng hoặc sản xuất lại các bộ phận đã có sẵn do số lượng không chính xác.
- Một giải pháp để kiểm soát lượng hàng tồn kho là chọn hệ thống sử dụng mã vạch để theo dõi hàng. Một số kho đang sử dụng hệ thống mã vạch tích hợp với hệ thống máy tính hóa công việc quản lý bảo trì hiện tại (CMMS) nhằm cải thiện kiểm soát bằng cách cung cấp một khung quản lý hàng tồn kho, vật tư và các vật liệu kho khác.
- Ngoài ra, một số chương trình CMMS có khả năng theo dõi lô hàng, quản lý đơn đặt hàng và theo dõi mức tồn kho và hàng tồn kho.
7. Equipment KPIs
- Đây là KPIs về thiết bị.
- Bất kỳ nhà quản lý kho nào cũng hiểu giá trị của thiết bị làm việc. Thiết bị nên được theo dõi để có thể bảo trì và kéo dài thời gian hoạt động.
- KPIs này được tính bằng cách chia thời gian hiện tại được sử dụng kể từ lần bảo trì cuối cùng cho thời gian trung bình giữa các lần bảo trì. Kết quả cho thấy các thiết bị có thể hoạt động trong bao lâu trước khi cần bảo trì.
8. The Big Picture – Cái nhìn tổng quát
- Các nhà quản lý kho và giám đốc điều hành Chuỗi cung ứng cũng nên theo dõi tỷ lệ bổ sung (replenishment rates) và số lần giao hàng trễ trung bình của các nhà cung cấp (average number of late deliveries by vendors). Bằng cách theo dõi tất cả các KPI này, nhà quản lý có thể kiểm soát được hoạt động của kho và sẵn sàng vận hành kênh phân phối omni-channel.
- Bảng tổng hợp sau do NewCastle Systems thực hiện, giới thiệu một vài KPIs khác có thể xem xét theo dõi để cải thiện hoạt động kho của tổ chức.

Theo cerasis.com & business.com