Hệ thống quản lý vận tải hay TMS, về cơ bản, là một kho lưu trữ thông tin chi tiết về các hãng vận chuyển, nhưng nó cũng là một hệ thống giao dịch và liên lạc cho phép người dùng lập kế hoạch, thực hiện và theo dõi các lô hàng.  Vậy TMS vận hành như thế nào? Tìm hiểu ngay trong nội dung sau.

Hệ Thống Quản Lý Vận Tải Vận Hành Như Thế Nào?

Để làm tất cả những chức năng được đề cập bên trên, hệ thống quản lý vận tải phải có sự tích hợp mạnh mẽ với các hệ thống và nguồn dữ liệu của nhà cung cấp dịch vụ hoặc một số cách để tải xuống thông tin về nhà cung cấp dịch vụ.

Nó cũng phải tạo điều kiện thuận lợi cho việc nhập các đơn đặt hàng của khách hàng chỉ định những gì sẽ được vận chuyển. Thông thường, các đơn đặt hàng đến tự động từ ERP hoặc hệ thống quản lý đơn hàng được tích hợp với TMS.

Một TMS đôi khi sẽ được tích hợp với hệ thống quản lý kho hàng (WMS) để cho phép phối hợp tốt hơn các nhiệm vụ xảy ra tại giao diện của nhà kho và người gửi hàng, chẳng hạn như sắp xếp hàng hóa trên pallet, lập kế hoạch lao động, quản lý bãi, xây dựng tải trọng và kết nối chéo .

Ba hệ thống SCM chính gồm có ERP, WMS và TMS. Mỗi hệ thống có vai trò quan trọng nhưng phần lớn là khác biệt trong việc xử lý các đơn đặt hàng. Sự tích hợp giữa ba loại cho phép họ chia sẻ một số loại dữ liệu và tài liệu tiêu chuẩn cần thiết để đưa sản phẩm phù hợp đến khách hàng đúng thời hạn một cách hiệu quả nhất có thể.

                                                                    (Nguồn: TechTarget)

Dưới đây là một bản tóm tắt ngắn gọn về chức năng của hệ thống ERP và WMS cũng như cách hệ thống ERP liên quan đến TMS.

Hệ thống ERP xử lý kế toán và hầu hết các hóa đơn, quản lý đơn đặt hàng và quản lý hàng tồn kho.

Vai trò của WMS là giúp người dùng quản lý các nhiệm vụ hoàn thành, vận chuyển và nhận hàng trong kho hoặc trung tâm phân phối, chẳng hạn như "chọn" hàng hóa từ kệ để vận chuyển hoặc cất hàng hóa đã nhận đi.

Vai trò của nó trong hàng tồn kho là theo dõi dữ liệu hàng tồn kho đến từ đầu đọc mã vạch và thẻ nhận dạng tần số vô tuyến (RFID) và cập nhật mô-đun quản lý hàng tồn kho trong hệ thống ERP để đảm bảo nó có thông tin mới nhất.

Liên kết tích hợp đồng bộ hóa dữ liệu hàng tồn kho trong hệ thống ERP và WMS. Hệ thống ERP xuất thông tin đơn đặt hàng mà TMS cần để chuẩn bị và thực hiện các chuyến hàng.

Bên cạnh những thông tin cơ bản như tên và địa chỉ của khách hàng, luồng dữ liệu từ hệ thống ERP cũng bao gồm thông tin chi tiết về mặt hàng để đảm bảo vận chuyển đúng sản phẩm.

TMS trả về chi tiết lô hàng mà hệ thống ERP cần cho các chức năng quản lý đơn hàng và kế toán, chẳng hạn như số theo dõi, tên hãng vận chuyển và chi phí.

Thông tin lô hàng cũng có thể được chuyển đến mô-đun quản lý quan hệ khách hàng (CRM) để bộ phận bán hàng và dịch vụ khách hàng có thể cập nhật cho khách hàng về trạng thái đơn đặt hàng của họ.

Lời Kết

Trên đây là cách thứ hệ thống quản lý vận tải vận hành. Meksmart mong rằng bài viết có thể cung cấp đầy đủ thông tin mà bạn cần. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp quản lý vận tải cho doanh nghiệp, đặt lịch demo miễn phí từ Meksmart ngay.

Đọc thêm: Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý vận tải?