Nghị định số 37/2026/NĐ-CP được ban hành nhằm quy định chi tiết một số điều và biện pháp tổ chức thi hành Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa. Trong đó, Nhà nước khuyến khích doanh nghiệp ứng dụng nền tảng công nghệ, mã số, mã vạch và các công nghệ nhận dạng phù hợp để thu thập, lưu trữ, kết nối và chia sẻ dữ liệu về chất lượng sản phẩm trong chuỗi cung ứng. Đối với hoạt động kho vận, khả năng truy xuất nguồn gốc phụ thuộc lớn vào mức độ đầy đủ và chính xác của dữ liệu được ghi nhận khi hàng hóa nhập kho, lưu trữ, di chuyển và xuất kho. Trong đó, lô hàng và serial là hai thông tin quan trọng giúp doanh nghiệp nhận diện hàng hóa, kiểm soát chất lượng và tra cứu lịch sử giao dịch khi cần.

Vậy doanh nghiệp có thể quản lý lô, serial và hỗ trợ truy xuất nguồn gốc bằng WMS như thế nào? Cùng MEKSMART tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1. Vai trò của quản lý lô và serial trong truy xuất nguồn gốc

Trong vận hành kho, lô hàng hay Batch/Lot được sử dụng để nhận diện một nhóm hàng hóa có chung thông tin quản lý như đợt sản xuất, ngày sản xuất, hạn sử dụng hoặc nguồn nhập. Quản lý theo lô giúp doanh nghiệp theo dõi đồng thời nhiều sản phẩm thuộc cùng một nhóm thay vì phải kiểm soát riêng từng đơn vị.

Serial là số định danh riêng gắn với từng sản phẩm cụ thể. Hình thức quản lý này thường được áp dụng cho thiết bị điện tử, linh kiện, máy móc, thiết bị gia dụng, tài sản hoặc những mặt hàng cần theo dõi chi tiết từng đơn vị.

Tùy theo đặc thù ngành hàng, doanh nghiệp có thể quản lý theo lô, theo serial hoặc kết hợp cả hai. Khi dữ liệu được ghi nhận đầy đủ, doanh nghiệp có thể xác định: hàng hóa được nhập vào thời điểm nào, sản phẩm thuộc lô hàng nào, hàng đang được lưu tại vị trí nào trong kh, lô hàng hoặc sản phẩm đã được xuất theo đơn hàng, những nghiệp vụ đã phát sinh trong quá trình lưu trữ và di chuyển.

Điều này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp cần kiểm kê, xử lý chênh lệch hoặc kiểm tra một sản phẩm có vấn đề về chất lượng. Trường hợp nếu một lô hàng cần được rà soát, doanh nghiệp phải xác định nhanh số lượng còn tồn, vị trí lưu trữ và các đơn hàng đã xuất từ lô đó. Đối với hàng serial, doanh nghiệp có thể truy tìm chính xác từng sản phẩm thay vì kiểm tra toàn bộ nhóm hàng.

Tuy nhiên, nếu dữ liệu lô và serial vẫn được quản lý bằng Excel, chứng từ giấy hoặc nhiều hệ thống riêng lẻ, thông tin dễ bị thiếu, trùng hoặc sai lệch. Khi số lượng SKU, vị trí lưu trữ và giao dịch tăng lên, việc đối chiếu giữa tồn kho thực tế và dữ liệu quản lý cũng trở nên phức tạp hơn.

Vì vậy, quản lý lô và serial không chỉ là một nghiệp vụ trong kho. Đây còn là nền tảng giúp doanh nghiệp hình thành lịch sử hàng hóa, kiểm soát chất lượng và hỗ trợ truy xuất thông tin khi phát sinh yêu cầu.

Dữ liệu lô và serial giúp nhận diện hàng hóa trong quá trình vận hành kho

2. Truy xuất nguồn gốc hàng hóa trong kho bằng WMS

Để truy xuất thông tin hiệu quả, doanh nghiệp cần ghi nhận dữ liệu ngay tại từng nghiệp vụ thay vì chỉ tổng hợp sau khi hàng hóa đã nhập hoặc xuất kho. Đây là một trong những vai trò quan trọng của hệ thống quản lý kho WMS.

Ngay từ khâu nhận hàng, WMS có thể ghi nhận số lô, serial, SKU, số lượng và các thông tin liên quan. Khi hàng được chuyển vào kho, dữ liệu tiếp tục được liên kết với vị trí lưu trữ, zone hoặc Pallet ID, giúp doanh nghiệp xác định chính xác từng lô hàng hoặc sản phẩm đang nằm ở đâu.

Trong quá trình vận hành, hệ thống tiếp tục cập nhật dữ liệu khi hàng hóa được di chuyển, kiểm kê, lấy hàng, đóng gói hoặc xuất kho. Nhờ đó, thông tin không bị tách rời giữa các công đoạn mà được lưu trữ xuyên suốt trong phạm vi quản lý kho. WMS có thể hỗ trợ doanh nghiệp:

- Ghi nhận số lô và serial ngay khi nhận hàng.

- Quản lý hàng hóa theo SKU, Pallet ID, vị trí và khu vực lưu trữ.

- Cập nhật tồn kho theo thời gian thực.

- Lưu lịch sử nhập, di chuyển, kiểm kê và xuất hàng.

- Quản lý theo nguyên tắc FEFO đối với hàng hóa có hạn sử dụng.

- Tra cứu lịch sử giao dịch khi xảy ra chênh lệch.

- Sử dụng mã vạch và thiết bị cầm tay để hạn chế nhập sai dữ liệu hoặc lấy nhầm hàng.

Theo định hướng của Nghị định 37/2026/NĐ-CP, dữ liệu truy xuất nguồn gốc cần được ghi nhận, lưu trữ, kết nối và chia sẻ giữa các bên liên quan. WMS không thay thế toàn bộ hệ thống truy xuất nguồn gốc trong chuỗi cung ứng, nhưng có thể đóng vai trò là nền tảng dữ liệu quan trọng tại khâu kho vận.

Khi thông tin nhập, lưu trữ, di chuyển và xuất hàng được quản lý tập trung, doanh nghiệp có thể nhanh chóng xác định nguồn nhập, vị trí và lịch sử giao dịch của hàng hóa. Đây cũng là cơ sở để kết nối dữ liệu kho với các hệ thống khác, từng bước nâng cao khả năng truy xuất trong toàn bộ chuỗi cung ứng.

 WMS ghi nhận dữ liệu hàng hóa xuyên suốt các nghiệp vụ trong kho

3. Quản lý lô, serial và lịch sử hàng hóa thông minh với MEKWMS 

MEKWMS là giải pháp quản lý kho do MEKSMART phát triển, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý các nghiệp vụ từ nhận hàng, chuyển hàng vào kho, lưu trữ, kiểm kê, lấy hàng, đóng gói đến xuất hàng trên một nền tảng thống nhất.

Trong quá trình nhập kho, hệ thống hỗ trợ quản lý thông tin hàng hóa, cảnh báo nhập sai mặt hàng, chỉ định vị trí cất hàng theo chiến thuật và cập nhật tồn kho theo thời gian thực. Khi hàng hóa được lưu trữ và xuất kho, MEKWMS cho phép quản lý theo vị trí, SKU, Pallet ID, số lượng và Batch/Lot.

Đối với những sản phẩm cần theo dõi riêng từng đơn vị, MEKWMS có chức năng quản lý hàng serial và hàng không serial, đồng thời cung cấp các báo cáo tương ứng. Hệ thống còn hỗ trợ FEFO, kiểm đếm trực tiếp trên thiết bị cầm tay và tra cứu lịch sử giao dịch khi xảy ra chênh lệch.

Nhờ dữ liệu được ghi nhận xuyên suốt quá trình vận hành, doanh nghiệp có thể xác định nhanh lô hàng hoặc serial cần kiểm tra, theo dõi vị trí và số lượng hàng hóa trong kho, rút ngắn thời gian đối chiếu khi phát sinh chênh lệch, hạn chế sai sót trong nhập, di chuyển và xuất hàng, tạo nguồn dữ liệu phục vụ quản lý và truy xuất hàng hóa.

MEKWMS cũng có khả năng tích hợp với ERP, TMS, DMS, Finance và các hệ thống khác thông qua API hoặc EDI. Các module có thể được tùy chỉnh theo nhu cầu vận hành, mô hình kinh doanh và đặc thù quản lý tại nhiều địa điểm của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, MEKSMART cung cấp Custom Logistics Software, hỗ trợ xây dựng và điều chỉnh phần mềm theo quy trình thực tế. Giải pháp phù hợp với những doanh nghiệp có mô hình kho phức tạp, yêu cầu tích hợp riêng hoặc cần mở rộng hệ thống theo từng giai đoạn phát triển.

 MEKWMS quản lý lô, serial và lịch sử giao dịch trong kho

Quản lý lô và serial là nền tảng giúp doanh nghiệp nhận diện hàng hóa, kiểm soát chất lượng và truy xuất lịch sử giao dịch khi cần. Nếu dữ liệu vẫn được lưu trữ rời rạc, việc xác định vị trí, trạng thái và quá trình lưu chuyển của từng lô hàng hoặc sản phẩm sẽ gặp nhiều khó khăn.

Ứng dụng WMS giúp doanh nghiệp số hóa dữ liệu tại từng nghiệp vụ kho, kết nối thông tin từ khi nhận hàng đến lúc xuất hàng và giảm phụ thuộc vào đối chiếu thủ công. Với khả năng quản lý Batch/Lot, serial, Pallet ID, SKU, FEFO và tồn kho theo thời gian thực, MEKWMS hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng nền tảng dữ liệu kho chính xác, phục vụ hiệu quả cho hoạt động quản lý và truy xuất nguồn gốc.