Trong lĩnh vực vận chuyển thì thuật ngữ ASN có lẽ không phải là thuật ngữ xa lạ. Tuy nhiên một số vẫn chưa nắm rõ về ASN. Để cung cấp đầy đủ hiểu biết về thuật ngữ này, Meksmart đã tổng hợp các thông tin liên quan mà bạn có thể sẽ quan tâm. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ở nội dung sau đây.

ASN là gì?

ASN là viết tắt của cụm Advanced Shipping Notice (tạm dịch: thông báo trước vận chuyển). Đây là một tệp tài liệu nhằm cung cấp chi tiết thông tin về quá trình giao hàng được được xử lý.

Mục đích của tài liệu này là để thông báo khách hàng khi quá trình vận chuyển được tiến hành, đồng thời cung cấp các đặc điểm về lô hàng giúp khách hàng biết được tình trạng vận chuyển đơn hàng là như thế nào.

ASN thường sẽ được gửi qua mạng dưới định dạng EDI hay XML. Tài liệu sẽ giúp khách hàng biết được thời điểm đơn hàng dự kiến được giao, mặt hàng và số lượng hàng được giao.

Bên cạnh đó, các đặc điểm của lô hàng như số lượng hộp, trọng lượng lô và mô tả cách vận chuyển sẽ cũng được cung cấp trong ASN.

Tầm quan trọng của ASN trong logistics

Thông báo trước vận chuyển có nhiều lợi ích trong ngành logistics.

• ASN được sử dụng để chuẩn bị cho quá trình phân bổ hay phân luồng cửa hàng từ điểm nhận đến điểm vận chuyển và đến cửa hàng/ khách hàng.

    Khi hàng hóa được giao trực tiếp đến khách hàng, ASN sẽ cho biết thông tin giao hàng gồm có mã số theo dõi cho các hãng vận chuyển như DHL, FedEX, hay UPS.

• Thông báo trước vận chuyển còn đóng vai trò giúp hoàn thiện quy trình thu tiền từ thanh toán bằng thẻ tín dụng.
• ASN giúp xác nhận việc quá trình vận chuyển đang được tiến hành, tối ưu hóa thời gian và tài nguyên.
• Tài liệu này còn đóng vai trò quan trọng khi quản lý hàng tồn và tải xe tải. Trước khi hàng được gửi, các nhà cung ứng có thể dán mã vạch trên các hộp, thùng, vỏ sản phẩm và cung cấp thông tin đó với ASN.

    Khi hàng đến, thông tin và dữ liệu lô hàng từ EDI sẽ được dùng để đảm bảo cho quá trình vận chuyển xảy ra. Quy trình này đơn giản như việc quét hàng hóa khi được đưa ra khỏi xe.

• Thông báo trước vận chuyển cũng hỗ trợ xác định điểm khác biệt giữa kỳ vọng và những gì được vận chuyển dễ dàng.

Lời kết

Có thể thấy ASN là tài liệu cần thiết trong logistics. Cả nhà bán lẻ và người tiêu dùng đều mong muốn nhận được thông báo vận chuyển để chủ động nắm bắt thời gian nhận hàng.

ASN giúp các bên cung cấp dễ dàng quản lý các đơn hàng và quản lý hàng tồn, tối ưu hiệu quả vận chuyển đến khách hàng.