Quản lý tồn kho luôn bị dán mác công việc “buồn chán” và “không quan trọng”. Nhưng sự thực thì nó đúng như vậy không thì mời các bạn cùng tìm ra câu trả lời sau khi đọc bài viết này nhé.

Nếu công ty của bạn yêu cầu bạn phải duy trì lượng hàng tồn kho, đôi lúc bạn sẽ cảm thấy công việc của mình vô cùng khó khăn giống như đang đứng ở ngã tư đường và không tìm được hướng đi. Bởi bạn phải duy trì lượng hàng tồn kho ở mức vừa phải.

Nếu lượng hàng trong kho quá thấp, điều đó đồng nghĩa với việc bạn có nguy cơ là nguyên nhân chính khiến công ty mất đi lợi nhuận từ Sales vì không có hàng để bán. Ngược lại, nếu bạn dự trữ hàng quá nhiều thì lại gây ra nhiều chi phí phát sinh như tiền thuê pallet, công nhân kho hay tăng chi phí cố định…
Đó là lý do tại sao Hệ thống quản lý kho hàng lại đóng một vai trò quan trọng đến như vậy trong doanh nghiệp.

1. Tránh được việc hết hàng

Một trong những việc tồi tệ nhất mà bạn có thể làm đó chính là quay lưng lại với chính khách hàng của bạn – những người đã sẵn sàng chi tiền cho sản phẩm của bạn – Một trong những nguyên do chính là vì kho của bạn hiện tại đang không còn hàng. Việc “hết hàng” không chỉ khiến bạn mất đi doanh thu đáng ra bạn phải nhận được mà còn khiến bạn mất đi khách hàng đó mãi mãi bởi vì họ đã mất niềm tin và họ muốn nhu cầu của họ luôn được đáp ứng đầy đủ.

Một hệ thống quản lý tồn kho hiệu quả sẽ theo sát xem có bao nhiêu sản phẩm đang tồn và dự đoán hàng sẽ hết trong bao lâu dựa vào hoạt động của phòng Mua hàng. Điều này cho phép bạn đặt hàng với số lượng đủ để không bị hết hàng trong kho.

2. Nguy cơ tồn đọng hàng

Khi kho hàng không được quản lý tốt, bạn cũng có thể bị tồn đọng hàng quá nhiều ở một số mặt hàng cụ thể. Tồn hàng cũng gây ra nhiều vấn đề khác. Hàng càng để trong kho càng lâu, càng có nguy cơ bị ế và không bán được, khiến cho bạn phải giảm giá nó hoặc tệ hơn là tiêu hủy hàng. Sản phẩm sẽ bị lỗi thời và hết hạn hoặc hư hỏng.

Chưa kể hàng để trong kho quá lâu cũng dễ xảy ra tình trạng hư hại do môi trường hoặc bị mất cắp. Những chi phí phát sinh khác như cơ sở vật chất trong kho cần phải được duy trì nếu như kho hoạt động công suất cao, hay là công nhân kho phải làm việc ngoài giờ nếu cần thiết.

3. Vấn đề về lưu động vốn

Lưu kho là một hoạt động vô cùng quan trọng và khó khăn. Khi bạn thanh toán $15 cho một sản phẩm từ nhà cung cấp với hy vọng sẽ bán được hàng để bù lại chi phí và kiếm được lợi nhuận. Cho dù sản phẩm đó luôn sẵn sàng để lên kệ, tuy nhiên giá trị của nó lại bị khóa trong kho. $15 đó bạn không thể dùng vào một nơi khác để đầu tư hoặc làm ăn được. Vì vậy kiểm soát hàng tồn kho không chỉ là về quản lý “những gì” vào và ra kho; Nó còn là về quản lý vốn lưu động của doanh nghiệp, giữ cho bạn không chi quá nhiều tiền vào việc vận hành kho.

4. Về góc độ của nhà sản xuất

Quản lý hàng tồn kho không chỉ là mối bận tâm của những công ty buôn bán hàng thành phẩm, giống như nhà bán lẻ và bán buôn (sỉ). Đây cũng là vấn đề vô cùng quan trọng đối với các công ty sản xuất.

Những công ty này duy trì ba lại hàng tồn kho: nguyên vật liệu thô, quy trình sản xuất và kho thành phẩm. Nếu kho nguyên vật liệu thô của doanh nghiệp bạn hết hàng, sản xuất bắt buộc dừng lại và việc đình trệ sẽ tốn rất nhiều chi phí. Nếu bạn không có đủ trong kho thành phẩm để đáp ứng các đơn hàng khi họ tới, bạn có nguy cơ mất khách hàng.

Đặt việc quản lý tồn kho lên hàng đầu là vô cùng quan trọng nếu bạn muốn giữ các máy sản xuất chạy đều và giữ cho sản phẩm luôn bán chạy.

Phương Giang