Quản lý đội xe phụ trách công tác quản lý công việc về số lượng cũng như chất lượng của phương tiện trước, trong và sau khi sử dụng. Ngoài ra, quản lý đội xe sẽ chịu trách nhiệm làm việc trực tiếp với tài xế, người điều khiển xe và thực hiện các công việc theo dõi, kiểm tra cũng như giải quyết vấn đề xảy ra trong quá trình vận hành.

Mô tả chi tiết về quản lý đội xe

1. Công việc liên quan đến xe

Các công việc liên quan đến xe gồm có:

• Kiểm tra việc vận hành của phương tiện gián tiếp hoặc trực tiếp qua thiết bị định vị hoặc báo cáo từ tài xế. Cần đảm bảo các xe đáp ứng được tính an toàn.
• Đảm bảo có đủ các loại giấy tờ như giấy phép lái xe, đăng ký xe, bảo hiểm, danh sách hàng hóa, danh sách hành khách để tránh các rắc rối liên quan.
• Quản lý đội xe cũng chịu trách nhiệm kiểm tra trước – sau việc sử dụng xe để đảm bảo tính an toàn, chất lượng xe để tránh tình trạng hỏng hóc phương tiện không đáng có.
• Một trong những công việc của quản lý đội xe nữa là việc quản lý số lượng, chất lượng, lịch trình sửa chữa, bảo dưỡng và bảo trì xe chi tiết.

2. Công việc liên quan đến tài xế

• Lên lịch trình, sắp xếp công việc cho tài xế với chi tiết công việc rõ ràng. Khi phân công công việc cần rõ ràng thì càng dễ giúp tài xế có thể làm việc đúng theo như kế hoạch, đảm bảo việc vận chuyển hàng hóa kịp thời gian.
• Kiểm soát các công việc tài xế trong lúc vận chuyển bằng phương tiện có sẵn bằng cách nhận thông tin từ phía tài xế một cách trực tiếp.
• Xử lý và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng hóa của tài xế.

3. Công việc hướng dẫn và đào tạo tài xế

Bên cạnh quản lý công việc tài xe, chuyên viên quản lý đội xe cần đào tạo các nghiệp vụ và kỹ năng liên quan như:

• Sơ cứu đối với hành khách trên xe
• Kỹ năng giao tiếp

Sử dụng công nghệ trong quản lý đội xe

Ngày nay, với sự tiến bộ của khoa học và công nghệ, thay vì sử dụng các biện pháp giấy tờ để giải quyết các vấn đề về quản lý đội xe, một số doanh nghiệp đã chuyển mình sử dụng hệ thống quản lý vận tải TMS.

Được biết, hệ thống này tích hợp một số tính năng hữu ích như:

• Tự động hoá vận tải giúp tự động lập kế hoạch vận tải tối ưu
• Tối ưu tuyến đường, các điểm giao và nhận hàng.
• Theo dõi theo thời gian thực: Cập nhật liên tục trạng thái phương tiện và đơn hàng.
• Tự động gửi báo cáo vi phạm khi có hành vi không trung thực như dừng tại vị trí lạ hay sai lộ trình.
• Xác thực giao hàng qua định vị GPS và app tài xế.
• Thanh toán tự động bằng cách tạo, xuất, đối chiếu Billing.