Bất kỳ nhân sự nào trong Chuỗi cung ứng cũng hiểu sự nghiêm trọng của tình trạng hết hàng (Out of Stock), tuy nhiên không phải nhà bán lẻ nào cũng nỗ lực cải thiện tình trạng OOS hoặc cải thiện theo cách hiệu quả nhất để giảm mức độ nghiêm trọng của nó.

1. Nguyên nhân:

OOS là hệ quả của vô số yếu tố, từ phân bổ chi phí lao động và sự hài lòng của khách hàng, đến giao tiếp kém hiệu quả giữa nhà cung cấp và nhà bán lẻ. Nhưng quan trọng nhất chính là do hiệu suất hoạt động và quy trình quản lý trong nhà kho…

Với các nhà bán lẻ có cửa hàng offline, số liệu in-stock (hàng có sẵn trong kho – thường phải có ít nhất một đơn vị tại cửa hàng) được xem yêu cầu tối thiểu cho bất cứ Chuỗi cung ứng với sản phẩm có nhu cầu tiêu thụ quanh năm. Dễ hiểu rằng hiện tượng OOS sẽ khiến doanh thu tiềm năng bị mất và dẫn đến mất lợi nhuận. Không những thế, vấn đề này sẽ liên quan đến chi phí về lâu dài và hàng loạt các kết quả xấu khác: Khách hàng không hài lòng, thất bại trong việc thu hút người mua hàng và mất uy tín thương hiệu bán lẻ… và nguy hiểm nhất là mất thị phần vào tay đối thủ.

Và thông thường, nhà bán lẻ “cố gắng” đối mặt với OOS bằng cách giữ lượng hàng tồn kho cao hơn hoặc chi nhiều tiền vào việc đẩy nhanh dòng chuyển động của hàng hóa. Tuy nhiên, với sự đa dạng thông tin và những công cụ hiện đại như ngày nay, việc giảm tác động của OOS là hoàn toàn có thể một khi nguyên nhân và ảnh hưởng được xác định đúng.

2. Tác động từ Out-of-Stock

Mất doanh thu:

• Kênh Offline: Người mua hàng có nhu cầu ngẫu nhiên bị giới hạn lựa chọn tại cửa hàng
• Kênh Online: Khách hàng tìm đến sản phẩm thương hiệu khác, dẫn đến mất doanh thu tiềm năng

Giảm lòng trung thành của khách hàng:

• OOS thường xuyên sẽ dẫn tới giảm lượng traffic trên cả kênh online lẫn offline và nguy hiểm nhất là khách hàng chuyển hẳn sang thương hiệu khác

Tăng chi phí chung:

• Nhu cầu lấp đầy kệ hàng nhanh sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận do tăng chi phí vận chuyển giữa các điểm, và chi phí tồn kho chung
• Nhà bán lẻ dần bị thụ động, chỉ phản ứng khi có sự cố, thay vì chủ động hoạch định

3. Khắc Phục

Đo lường chính xác

• Đo lường hàng tồn kho một cách chính xác là bước khởi đầu để cải thiện out of stock và đòi hỏi khả năng kiểm soát lượng tồn kho đang có và quy trình, cách thức bổ sung hàng hóa trong kho.
• Nguyên nhân dẫn tới out of stock có thể đến từ nhiều khía cạnh như quy trình vận hành Chuỗi cung ứng, năng lực hoạch định, số liệu thống kê không chính xác, ….
• Nhà bán lẻ tốt nhất nên sử dụng các hệ thống hỗ trợ hoặc đơn giản là Excel để cập nhật số liệu ngay tại điểm bán. sử dụng các hệ thống (có thể đơn giản như Excel hoặc cao cấp hơn tùy vào quy mô và số lượng SKU) cập nhật số liệu ngay tại điểm bán. Những công cụ này cũng có lợi nếu nhà bán lẻ có nhiều cơ sở vẫn có thể thu được số liệu tổng quát

Xem xét và điều chỉnh lại các quy trình

• Tuân thủ các quy định về lưu trữ hàng tồn kho, giữ vệ sinh hàng hóa và độ chính xác trong số liệu là những yêu cầu tối thiểu nhưng rất quan trọng với hiệu suất kho. Khi chuyển hàng hóa từ kho đến cửa hàng, nhà quản lý cần có một lịch trình bổ sung hàng hóa nhanh và có quy tắc,  dù được thực hiện bằng hệ thống hoặc thủ công. Hoạt động kiểm đếm thường xuyên trong kho, trên kệ hàng hoặc kiểm tra bằng cách quét mã hàng là công việc quan trọng cần được duy trì liên tục.
• Do tầm quan trọng về tính sẵn có của hàng hóa tại cửa hàng, nhiều nhà bán lẻ đang hướng tới việc đặt hàng tập trung (centralized ordering). Đối với một số ngành và danh mục bán lẻ nhất định, cụ thể là hàng tươi sống, việc đặt hàng dựa trên lịch sử cho phép kiểm soát hàng tồn kho tốt hơn và linh hoạt hơn. Lợi ích của việc đặt hàng tập trung – đặc biệt ở tính nhất quán và khả năng tập trung vào mối liên kết thời gian với kiểm soát hàng tồn kho và vai trò chăm sóc khách hàng – có thể vượt xa những hoạt động đặt hàng truyền thống theo lịch sử.
• Một cách tiếp cận khác là hệ thống bổ sung tự động. Hầu hết các nhà bán lẻ đã hoặc đang chuyển sang bổ sung hàng hóa tự động cho phép hệ thống tính toán các yếu tố cung – cầu, xu hướng bán hàng – mua hàng, các dự báo, những yêu cầu về hàng tồn kho tối thiểu, tần suất giao hàng và kích cỡ gói trường hợp.  
• Rào cản chính về tính hiệu quả của các hệ thống này là vấn đề về hệ thống quản lý – vốn đang tuân thủ các hệ thống ở cấp cửa hàng.

Đổi mới công nghệ

• Hầu như không có cuộc họp để cải thiện hiệu suất nào không bàn luận về những đổi mới công nghệ. Một số nhà bán lẻ đã tích cực thử nghiệm công nghệ IoT và các ứng dụng robot để quét không gian bài trí cửa hàng và nắm bắt vị trí hàng tồn kho, từ đó cải thiện quy trình đặt hàng và bổ sung hàng hóa.
• Nhà bán lẻ truyền thống thường bị hạn chế tầm nhìn trong quản lý cửa hàng, kho hàng và cả hàng hóa trên kệ hàng. Nhà bán lẻ đang áp dụng và đưa ra các yêu cầu để hoàn thiện ứng dụng cung cấp khả năng hiển thị cho kho hàng và kích hoạt danh sách lấy hàng để bổ sung. Ngoài ra, họ cũng đang đang thử nghiệm công nghệ cảm biến, dựa trên trực quan, dựa trên nhiệt độ, dựa trên trọng lượng,… để xác định tình trạng hết hàng theo thời gian thực.
• Các trường hợp ứng dụng công nghệ thành công cũng đang nổi lên khi các nhà bán lẻ đưa hệ thống dự báo và bổ sung hàng hóa dựa trên machine-learning, …, hoàn toàn không sử dụng công cụ thủ công hoặc không cần xem xét bởi nhân viên cửa hàng.
• Cách đây không lâu, các chuyên gia trong ngành đã dự đoán rằng việc gắn thẻ RFID sẽ tạo nên một cuộc cách mạng trong bán lẻ. Ngày nay, các nhà bán lẻ, đặc biệt là trong các phân ngành hàng hóa giá trị cao như may mặc, đang xem xét lại hoạt động kinh doanh để gắn thẻ RFID nhằm tăng khả năng hiển thị cho hàng tồn kho trong cửa hàng và xác định hàng tồn kho bị thất lạc.

Hợp tác với đối tác upstream

• Động lực để hạn chế (hoặc loại bỏ trong tương lai) tình trạng out of stock cũng khuyến khích những nỗ lực hợp tác và tăng khả năng hiển thị upstream. Sự hợp tác giữa nhà cung cấp và nhà bán lẻ ở dòng upstream để dự báo nhu cầu hoặc tổ chức những sự kiện quảng bá là điều cực kỳ quan trọng có thể đẩy mạnh triển khai hàng tồn kho kịp thời.
• Các nhà bán lẻ lớn đang thực hiện các chính sách yêu cầu tính tuân thủ chặt chẽ và xử phạt nếu vận chuyển không đúng thời hạn theo thỏa thuận. Mặc dù một số nỗ lực này đem lại kết quả tích cực cho hệ thống bán lẻ tầm cỡ, các chuyên gia đầu ngành khuyên các nhà bán lẻ nên bắt đầu bằng việc theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp, tăng cường hợp tác nếu có thể, và cuối cùng chuyển sang mô hình phạt khi tất cả nỗ lực hợp tác và hỗ trợ khác đều thất bại.

Tin tưởng vào dữ liệu và tái thiết kế không gian bài trí cửa hàng

• Một số nhà bán lẻ đã cố gắng xây dựng một lịch trình “Theo dõi – Xem xét lại – Cải thiện” – về bản chất, là xây dựng một văn hóa tổ chức tập trung vào việc theo dõi liên tục hiệu suất trong nhà kho nhằm đề thúc đẩy quyền kiểm soát chung và trách nhiệm giữa các nhà bán sỉ, nhà hoạch định và bổ sung hàng hóa, cùng vận hành cửa hàng quanh các vấn đề về hàng hóa, nhà cung cấp và các ràng buộc trong cửa hàng.
• Với các cửa hàng có khối lượng hàng lớn, các nhà bán lẻ có thể tăng tần suất giao hàng để điều chỉnh nhanh chóng những tình huống cao điểm hoặc out of stock, đặc biệt là các cửa hàng bị giới hạn không gian lưu trữ.
• Các nhà bán lẻ cùng đội quản lý không gian cửa hàng cũng cần kiểm tra lại cách bài trí cửa hàng dựa trên tỷ lệ bán được của các mặt hàng và kích thước bao bì. Trong khi đó, theo truyền thống, bài trí của cửa hàng vốn được thiết kế quanh về nhu cầu thị giác và kích thước bao bì. Tất cả những yếu tố như tỷ lệ bán được của hàng hóa, không gian tối thiểu của sản phẩm và khả năng chịu lực của kệ hàng,… đều có tác động đến tình trạng out of stock, đặc biệt với những cửa hàng có số lượng hàng hóa và SKU cao.
• Không khách hàng muốn nghe câu trả lời “Xin lỗi, chúng tôi hết hàng rồi.” Chi phí gắn với out of stock không chỉ ảnh hưởng đến doanh thu, mà còn tới tài sản thương hiệu, mối quan hệ với nhà bán lẻ và cả quyết định của những nhà đầu tư. Bằng việc đầu tư vào những công cụ phù hợp, hợp tác với những nhà sản xuất và nhà phân phối tối ưu, và đào tạo nhân viên, các nhà bán lẻ sẽ kiểm soát được tình huống này.

Theo supplychaindive.com & repsly.com