Hệ thống kéo Pull System là gì? Chiến lược kéo trong quản lý hàng tồn kho

Pull System (hay còn gọi là hệ thống sản xuất kéo) chính là một trong những nguyên tắc quan trọng của Lean Manufacturing. Theo đó, việc sản xuất hàng hóa được khởi xướng từ những đơn hàng cụ thể của khách hàng.

Pull System (Hệ thống kéo) là gì?

Hệ thống sản xuất kéo (Pull System) là luồng sản xuất trong nhà máy được điều tiết bởi yêu cầu từ công đoạn cuối quy trình. Nghĩa là, khi nào có tín hiệu từ công đoạn sau thì công đoạn trước mới tiến hành sản xuất sản phẩm. 

Mục đích của việc sử dụng hệ thống Pull là hạn chế tối đa lượng hàng hóa tồn kho, bao gồm cả tồn kho công đoạn và tồn kho thành phẩm. Khối lượng tồn kho trong quy trình càng nhiều, càng có nguy cơ phát sinh nhiều phế phẩm, và gây thất thoát, lãng phí. Cùng với đó là thất thoát về nguồn tiền lưu trữ trong hoạt động sản xuất.

Hệ thống kéo Pull System trong tương quan với bài toán tồn kho

Trong sản xuất, các doanh nghiệp thường có xu hướng dựa trên khảo sát thị trường rồi dự đoán sản lượng. Sau đó mới tiến hành sản xuất, rồi đẩy ra thị trường tiêu thụ. Khi thị trường gặp biến động hoặc đi xuống, tồn kho sẽ trở thành bài toán nan giải của doanh nghiệp, khiến sụt giảm lợi nhuận, gây ảnh hưởng với toàn bộ chuỗi cung ứng của doanh nghiệp

Trước bài toán trên, các nhà quản trị sản xuất đã tìm ra những lời giải đáp trong việc giảm thiểu hàng tồn kho, bao gồm:

• Làm tốt khâu dự báo, để có số lượng sản xuất khớp với lượng tiêu thụ. Đồng thời phải có hệ thống tiêu thụ tốt để làm ra hao biêu tiêu thụ hết bấy nhiêu.
• Ngưng việc sản xuất hàng loạt, từ đó chắc chắn sẽ hạn chế tối đa lượng hàng tồn kho.

Nếu triển khai theo phương án đầu tiên, đòi hỏi doanh nghiệp phải có hệ thống dự báo tốt. Nhưng trong một thị trường luôn biến động như hiện nay thì điều này là rất khó, khi mà việc dự đoán thường ít đạt mức độ chính xác cao.

Còn nếu triển khai theo phương án thứ hai, buộc mỗi doanh nghiệp loại bỏ tư duy theo hướng nhà sản xuất (manufacture-centric) để cho khách hàng quyết định lượng hàng cần sản xuất (customer-centric). Nghĩa là, nhà máy sẽ sản xuất theo đơn đặt hàng, từ đó xóa đi bài toán tồn kho nan giải.

Vận hành theo kiểu thứ nhất, người ta lựa chọn hệ thống đẩy (Push System); theo kiểu thứ hai, người ta sẽ lựa chọn theo hệ thống kéo (Pull system).

              (Hình minh họa sự khác biệt giữa hệ thống Pull và Push System)

Các mô hình sản xuất Pull System

• Hệ thống Pull cấp đầy (Replenishment Pull System)

Trong mô hình này, doanh nghiệp cố ý duy trì một lượng tồn kho thành phẩm cho từng chủng loại hay nhóm sản phẩm. Khi tồn kho xuống thấp hơn mức xác định, doanh nghiệp mới ban hành lệnh làm đầy kho thông qua sản xuất thêm sản phẩm để lấp vào chỗ trống trong kho. Hệ thống cấp đầy tồn kho được áp dụng phổ biến ở doanh nghiệp có nhiều khách hàng nhỏ, thường đặt mua các sản phẩm có quy cách chuẩn. Trong hệ thống này, lịch sản xuất được biết trước khá lâu nên mức tồn kho nguyên liệu cũng được quy định cụ thể.

• Hệ thống Pull sản xuất theo đơn hàng (Sequential Pull System)

Với mô hình “Sản xuất kéo” này, tất cả sản phẩm được làm theo đơn đặt hàng, do đó, lệnh sản xuất chỉ được đẩy đi khi có đơn hàng yêu cầu. Hệ thống này thường được áp dụng trong các doanh nghiệp B2B, có ít khách hàng nhưng là khách hàng lớn, mua các sản phẩm có yêu cầu đặc biệt. Mặc dù có lượng kho thành phẩm thấp hơn, doanh nghiệp theo mô hình sản xuất kéo này vẫn có kho nguyên vật liệu (hoặc bán thành phẩm) lớn bởi lịch sản xuất khó đoán trước chính xác khách hàng sẽ cần gì và vào khi nào...

• Hệ thống Pull phức hợp (Mixed Pull System)

Trong mô hình phức hợp, một số thành phần của hệ thống cấp đầy và sản xuất theo đơn hàng được sử dụng hỗ trợ lẫn nhau. Cụ thể, doanh nghiệp có thể sản xuất một số sản phẩm trên cơ sở cấp đầy tồn kho trong khi sản xuất một số sản phẩm khác với hệ thống làm theo đơn đặt hàng. Ví dụ: doanh nghiệp cần duy trì mức quy định tồn kho cho một số loại bán thành phẩm và chỉ sản xuất ra thành phẩm khi được khách hàng yêu cầu. Trong trường hợp này, doanh nghiệp áp dụng hệ thống cấp đầy tồn kho cho quá trình sản xuất bán thành phẩm. Còn đối với phần còn lại của chuyền sản xuất, doanh nghiệp sẽ áp dụng quy trình làm theo đơn hàng.

Quy trình các bước thực hiện của hệ thống Pull System

• Đơn hàng bắt đầu từ yêu cầu đặt hàng của khách

Khi một đơn hàng được nhận từ khách hàng và thông tin cho xưởng sản xuất, lệnh sản xuất trước tiên được đưa đến công đoạn ở cuối quy trình sản xuất (như đóng gói hay lắp ráp hoàn chỉnh). Điều này hoàn toàn trái ngược so với phương thức truyền thông khi lệnh sản xuất được đưa đến các công đoạn đầu của quy trình (chẳng hạn như sơ chế nguyên liệu). 

Cách làm này đòi hỏi một hệ thống thông tin hết sức hiệu quả để đảm bảo rằng các công đoạn cung cấp ở thượng nguồn liên tục nắm bắt được nhu cầu của khách hàng ở các công đoạn về sau của quy trình sản xuất.

• Sản phẩm được hình thành dựa trên sự gắn kết của các công đoạn

Mỗi công đoạn sẽ nối tiếp nhau nhằm tạo ra thành phẩm hoàn thiện cuối cùng. Theo đó, mỗi nhà máy sẽ liên tục tinh gọn nhằm giảm tải các công đoạn không cần thiết, gây lãng phí nguồn lực doanh nghiệp. Điều này có nghĩa rằng chỉ khi nào có nhu cầu (tín hiệu) ở công đoạn sau thì công đoạn trước mới tiến hành gia công nguyên liệu.

• Tốc độ sản xuất được quy định bởi tốc độ tiêu thụ của công đoạn sau

Mức độ sản xuất của từng công đoạn sẽ bằng mức độ tiêu thụ, hoàn thành của các công đoạn sau, liền kề với nó. Phương pháp Pull tương tự như khái niệm sản xuất Just-In-Time (vừa đúng lúc) có nghĩa là nguyên vật liệu hay bán thành phẩm được giao đúng số lượng và “vừa đúng lúc” khi khâu sau cần dùng đến.

Tác động của hệ thống kéo Pull System đối với việc lập kế hoạch sản xuất

Phần lớn doanh nghiệp Việt Nam đều sử dụng hệ thống hoạch định trung tâm. Nghĩa là phòng kế hoạch sản xuất xây dựng lịch sản xuất và phân bổ lệnh sản xuất đến các phân xưởng để xử lý theo lô sản phẩm. Đây chính là hệ thống sản xuất đẩy (Push System), có nghĩa rằng nguyên vật liệu được đẩy đi qua quy trình sản xuất dựa vào lịch sản xuất. Mô hình Hoạch Định nhu cầu Nguyên Vật Liệu (Materials Requirements Planning hay MRP) của phần lớn các hệ thống Hoạch Định Nguồn Lực Doanh Nghiệp (Enterprise Resource Planning hay ERP) hoạt động trên cơ sở này.

Trong sản xuất đẩy (Push System), nếu dự báo sản xuất không chính xác hoặc không có thông tin đầy đủ về tình hình sản xuất, nhu cầu từng công đoạn, hoặc không có công cụ hữu hiệu để phân tích nhu cầu (phổ biến với đặc thù các doanh nghiệp sản xuất Việt Nam), việc phân bổ sản xuất có thể dẫn đến quá nhiều hoặc ít. Điều này sẽ dễ dẫn đến tắc nghẽn luồng sản xuất, dư thừa về tồn kho, khó tận dụng tối đa tài nguyên để phát huy sản xuất. 

Ngược lại, yếu tố chính của hệ thống kéo (Pull System) đó là phân bổ luồng công việc dựa trên nhu cầu của chuyền sản xuất (chứ không phải là phân bổ sản xuất được hoạch định bởi hệ điều hành trung tâm). Mặc dù các doanh nghiệp áp dụng Lean vẫn có kế hoạch sản xuất, nhưng kế hoạch này chủ yếu được sử dụng cho các mục tiêu sau:

• Hoạch định yêu cầu năng suất thiết bị, bao gồm những thay đổi đối với thông số của các chuyền hay các cell (ô/ngăn gia công sản phẩm);
• Hoạch định yêu cầu nhân lực;
• Điều hoà các lệnh sản xuất cho xưởng 
• Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu.

Đánh giá về chiến lược Pull System

Ưu điểm

Chiến lược kéo (Pull) thường liên quan đến Just-In-time trong việc quản lý hàng tồn kho. Từ đó, giảm thiếu số lượng hàng lưu trữ & tập trung vào xây dựng chuỗi cung ứng tinh gọn, đúng lúc, tránh chờ đợi để lãng phí.

Nhờ vào việc thực hiện hệ thống trên, các công ty sẽ giảm thiểu chi phí lãng phí vào việc giữ hàng tồn kho (carrying cost) nhưng lại không thể bán được.

Nhược điểm

Tuy nhiên, hệ thống sản xuất Pull system có một mặt hạn chế lớn đó là doanh nghiệp có thể đối mặt với nguy cơ không đủ hàng tồn kho nhằm đáp ứng những nhu cầu đột biến của thị trường hay sự phát sinh yêu cầu về đơn hàng mới của khách hàng. Theo đó, mỗi nhà máy sẽ không thể sản xuất hàng kịp lúc khi việc giao hàng chậm hơn so với tiêu chuẩn.

Kết

Có thể thấy, ngày nay, triển khai các hệ thống sản xuất như Pull System đã trở thành một giải pháp không thể thiếu trong các nhà máy nhằm xây dựng một quy trình cung ứng tinh gọn, giảm thiểu lượng hàng tồn kho.