Sản phẩm ngành dược với đặc thù số lượng lớn, đa dạng về chủng loại, số lô sản xuất, hạn sử dụng, nhà cung cấp… Một số dược phẩm yêu cầu điều kiện bảo quản đặc biệt về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng. Vì vậy, theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho đặt ra nhiều thách thức cho doanh nghiệp ngành dược. Giải pháp nào giúp doanh nghiệp quản lý kho dược hiệu quả?

Kiểm soát hàng tồn kho là yếu tố then chốt để quản lý kho dược hiệu quả, đảm bảo hoạt động kinh doanh và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Kiểm soát hàng tồn kho tốt, nghiêm ngặt giúp tránh tình trạng sản phẩm dược bị quá hạn, hư hỏng, chất lượng được bảo đảm và an toàn cho người sử dụng. Kiểm soát hàng tồn kho tốt giúp tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt sản phẩm, giảm thiểu chi phí lưu kho, chi phí tiêu hủy sản phẩm dược do quá hạn.

Số lượng lớn gây khó khăn cho việc kiểm soát tồn kho dược phẩm

Những khó khăn thường gặp trong kiểm soát hàng tồn kho dược phẩm

1.  
2. Quản lý hạn sử dụng sản phẩm dược

Đặc thù của ngành dược là sản phẩm có hạn sử dụng. Tuy nhiên, khối lượng dữ liệu lớn, số lượng hàng hóa lớn, sự đa dạng về chủng loại, lô sản xuất, nhà cung cấp… gây khó khăn trong việc theo dõi và kiểm soát hạn sử dụng của từng lô hàng. Nguy cơ thuốc quá hạn sử dụng, gây lãng phí và ảnh hưởng đến sức khỏe người tiêu dùng.

2. Kiểm kê tồn kho không chính xác

Số lượng sản phẩm lớn, đa dạng về hàm lượng, đơn vị tính… gây khó khăn cho việc quản lý kho dược. Việc kiểm kê thủ công, dễ xảy ra sai sót, thất thoát thông tin và cần được làm thường xuyên, tiêu tốn nhân lực kiểm kê kho. Việc không nắm bắt được số lượng hàng tồn kho thực tế, khó khăn trong việc dự báo nhu cầu thị trường, dễ dẫn đến thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa, gây thất thoát chi phí cho doanh nghiệp.

3. Khó khăn trong quy trình quản lý nhập - xuất kho

Quy trình nhập - xuất trong quản lý kho dược phức tạp, đòi hỏi độ chính xác cao. Khó khăn trong việc theo dõi và ghi chép thông tin nhập - xuất kho, lưu trữ chứng từ, truy xuất lịch sử lô hàng… Quản lý nhập - xuất kho dược lỏng lẻo, gây nguy cơ thất thoát hàng hóa, ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp.

4. Khó khăn trong việc tối ưu hóa không gian kho

Không gian kho hạn chế trong khi số lượng sản phẩm dược lớn, đa dạng quy cách đóng gói, hình dáng bao bì, khó khăn trong việc sắp xếp hàng hóa khoa học. Hàng hóa bị chồng chất, gây khó khăn trong việc tìm kiếm và kiểm kê. Điều kiện bảo quản không đảm bảo, có thể gây ảnh hưởng đến chất lượng và hạn sử dụng của thuốc.

Khó khăn trong việc tối ưu hóa không gian kho lưu trữ dược phẩm

5. Khó khăn trong việc tuân thủ quy định và tiêu chuẩn ngành

Ngành dược phẩm có nhiều quy định và tiêu chuẩn nghiêm ngặt. Khó khăn trong việc đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo quản, lưu trữ và vận chuyển thuốc nếu việc quản lý kho dược không hiệu quả. Nguy cơ bị xử phạt nếu không đáp ứng các yêu cầu của cơ quan quản lý.

6. Khó khăn trong việc lập báo cáo thống kê

Việc theo dõi và báo cáo thống kê hàng tồn kho thường gặp khó khăn do dữ liệu rời rạc, giấy tờ nhiều, mất thời gian cho việc tổng hợp và sắp xếp. Khó khăn trong việc đưa ra các quyết định kinh doanh dựa trên dữ liệu hàng tồn kho.

Một số giải pháp giúp doanh nghiệp quản lý kho dược hiệu quả

Giải pháp giúp doanh nghiệp quản lý kho dược hiệu quả

1. Xây dựng quy trình quản lý kho khoa học

- Thiết lập quy trình nhập - xuất kho, kiểm kê và bảo quản hàng hóa rõ ràng, quy chuẩn.

- Phân công trách nhiệm cụ thể cho từng nhân viên, từng bộ phận, khu vực.

- Đào tạo, nâng cao sự hiểu biết nhân viên về quy trình quản lý kho và các quy định của ngành.

2. Tối ưu hóa không gian kho

- Sắp xếp hàng hóa theo nguyên tắc FIFO (First In, First Out) hoặc FEFO (First Expired, First Out).

- Sử dụng kệ, giá đỡ và các thiết bị lưu trữ chuyên dụng.

- Đảm bảo kho luôn sạch sẽ, khô ráo và thoáng mát.

3. Áp dụng công nghệ mã vạch, QR code

- Giúp việc kiểm kê hàng hóa nhanh chóng và chính xác.

- Theo dõi được nguồn gốc và lịch sử di chuyển của từng sản phẩm.

4. Kiểm kê định kỳ, thường xuyên

- Tiến hành kiểm kê hàng tồn kho định kỳ để phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót.

- Sử dụng phần mềm quản lý kho để hỗ trợ quá trình kiểm kê.

5. Sử dụng phần mềm quản lý kho dược

- Tự động hóa các quy trình nhập - xuất kho, kiểm kê và báo cáo.

- Quản lý thông tin hàng hóa, hạn sử dụng, lô sản xuất và vị trí lưu trữ của từng sản phẩm.

- Tăng cường kiểm soát hàng tồn kho, giảm thiểu sai sót và thất thoát.

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí giải pháp quản lý kho dược hiệu quả, thông minh, nâng cao năng lực cạnh tranh và vị thế của doanh nghiệp trên thị trường! 

Đọc thêm:  Những lợi ích nổi bật khi sử dụng Hệ thống TMS trong quản lý vận tải sản phẩm dược - y tế